پلمپ دفاتر چیست ؟

باتوجه به قوانین مصوبه کلیه شرکتهایی که ثبت می شوند باید دارای دفاتر پلمپ باشند . در اداره ثبت شرکتها پلمپ دفاتر انجام می شود . در نتیجه از اقدامات بعد از ثبت شرکت پلمپ دفاتر تجاری می باشد .

شرکتهای تجاری در جهت اظهارات هزینه ها و درآمدهای خود نیاز به دفاتر پلمپ دارند . که این موضوع در ماده 6 قانون تجارت برای کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی تصویب شده است .

انواع دفاتر تجاری

هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است 4 قسم دفتر داشته باشد :

• دفتر روزنامه
• دفتر کل
• دفتر دارائی
• دفتر کپیه

دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد 50-100-150برگی می باشند.

کلیه شرکتهای فعال حتی در صورتی که فعالیتی ندارند باید در جهت مشخص کردن عملکرد مالی خود دفاتر پلمپ را تکمیل نمایند . در صورتی که مدیران شرکت در تکمیل این دفاتر کوتاهی نمایند باعث علی رأس شدن شرکت نیز می شوند.

الزامی است که تاجر در هنگام تکمیل این دفاتر کلیه اموال و دارایی ها از جمله منقول و غیر منقول و دیون مطالبات سال گذشته خود را با تمام جزئیات در دفتر ثبت و امضا نماید.

دفتر دارایی مورد استفاده قرار نمی گیرد و تاجران معمولا بجای آن از ترازنامه و یا بیلان استفاده می کنند .

در تعریف ترازنامه باید بدین صورت بیان کرد که خلاصه ای از نتیجه های حسابهای دفتر مل و یا دفتر دارایی می باشد که به شکل جدول مانده حساب شرکت و یا موسسه را نشان می دهد . که در زمان بررسی مشخص می شود که شرکت در مدت فعالیت به سوددهی رسیده است و یا ضرر کرده است .

دفتر روزنامه چیست ؟

دفتر روزنامه ، دفتری است که در ان کلیه هزینه های سودو زیان به صورت روزانه درج می شود .

دفتر کل چیست ؟

به دفتر که در ان ریز هزینه های دفتر روزنامه به صورت هفتگی وارد شود دفتر کل می گویند .

نکته : دفاتر قانونی مورد تایید سازمان امور مالیاتی، دفاتری هستند که مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ در اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادی و دارایی پلمپ گردد.

چرا باید دفتر پلمب کنیم؟

پس از تاسیس و ثبت شرکت، از اولین اقداماتی که باید انجام گیرد، پلمپ دفاتر است. پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکت‌ها انجام می­شود. به این صورت که تمام صفحات شماره گذاری می­شود و شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره ثبت شرکت­ها در آن درج می­شود. بطوری که امکان دست بردن در آن صفحات و جابجایی وجود نداشته باشد.

در پایان هر سال مالی هم شرکت باید دفاتر را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر فعالیتی نداشته و تمام صفحات دفتر سفید باشد. سوالی که مطرح می­شود این است که اگر شرکت عدم فعالیت خود را ثبت کند باز هم پلمپ دفاتر اجباری است؟ در پاسخ باید گفت که پلمب در هر صورت اجباری است، حتی اگر شرکت فعالیت نداشته باشد و یا عدم فعالیت خود را ثبت کرده باشد.

شیوه پر کردن دفتر باید به چه صورتی باشد؟

حالا که با پلمپ دفاتر آشنا شدید، خوب است ببینیم تجار باید در پر کردن دفاتر چه قواعدی را رعایت کنند:

1. تمامی معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود. حک کردن و همچنین سفید گذاشتن، بیش از آنچه در دفترنویسی معمول است نباید وجود داشته باشد. در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لا اقل تا ده سال نگاه دارد. ( قانون تجارت، ماده ۱۳ )
2. وظیفه نگهداری دفاتر تجاری برای تشخیص میزان مالیات به درآمد و تعیین مرور زمان مالیاتی پنج سال است.
3. ابتدا باید موارد را در چکنویس تنظیم نموده و سپس در دفاتر کل وارد نمایید بدین صورت از خط خوردگی و نامرتب بودن جلوگیری می شود. سپس بعد از صحت اطلاعات در دفتر به درستی آنها را وارد نمایید .
4. دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار می­برند، در صورتی که مطابق مقررات این قانون تنظیم شوند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر است. ( قانون تجات ماده ۱۴ )