ثبت صورتجلسه هیئت مدیره

اداره شرکت سهامی به عهده هیئت مدیره ای متشکل از تعدادی اعضای اصلی و علی البدل یا جانشین مطابق اساسنامه می باشد.

بالاترین مرجع اجرایی شرکت، هیأت مدیره است که طبق اصول و اختیارات مقرر شده در اساسنامه و قوانین موضوعه درباره امور جاری شرکت و نمایندگی رسمی و قانونی شرکت به تصمیم گیری می پردازد.

مطابق مفاد ماده ی 107 تعیین و انتصاب هیات مدیره شرکت از میان سهامداران صورت می گیرد که دست کم 5 نفر برای شرکت های سهامی عام و لااقل 3نفر برای شرکت سهامی خاص مقرر شده است که امکان برکناری همه یا برخی از آنها توسط مجمع عمومی عادی وجود دارد.

مواد 108 و 109 صراحتا مقرر داشته اند که مجمع عمومی موسس یا مجمع عمومی عادی باید هیات مدیره را تعیین کنند. مدت خدمت هیئت مدیره 2 سال می باشد که انتخاب دوباره آنها پس از اتمام این مدت بلا مانع می باشد. اساسنامه به چگونگی و مدت تعیین خدمت آنها پرداخته است.

انتخاب مدیر شرکت از میان اشخاص حقوقی صورت می گیرد که دارای مسئولیت های مدنی یکسان با شخص حقیقی عضو هیئت مدیره می باشد ولی به منظور اجرای وظایف و تکالیف خود لازم است یک نفر را به عنوان نماینده دائمی خود نصب کند.  

مرجع انتخاب هیئت مدیره

مجمع عمومی موسس اولین اعضای هیئت مدیره را انتخاب می کند و برای دفعات بعدی این مسئولیت به عهده مجمع عمومی عادی می باشد.

شرایط انتخاب هیئت مدیره

1. قبلا ذکر شد که مدیر باید از میان سهامداران حتی دارای یک سهم انتخاب شود. تعداد سهام لازم برای مدیر را اساسنامه مشخص می کند. سهام این مدیران تا پس از تصفیه امور به شکل وثیقه در اختیار شرکت قرار دارد. منظور از نگه داشتن سهام وثیقه این است که چنانچه مدیران موجب متضرر شدن شرکت گردند، سهام وثیقه جبران و تاوان ضرر مذکور را بپردازد. داشتن سهام برای مدیران در ارپا الزامی نمی باشد.
2. صلاحیت داشته باشند.
3. فاقد منع قانونی باشد (ماده 111 قانون 1347)

مدت مدیریت هیئت مدیره

بیشترین مدت خدمت مدیران 2 سال می باشد که پس از اتمام این مدت می توانند مجددا انتخاب شوند. افرادی که به عنوان عضو علی البددل انتخاب شده اند از تاریخ انتخاب به این سمت، مدت خدمت شان حساب می شود. (ماده 109 ل.ا.ق.ت)

تغییر اعضای هیئت مدیره

هنگام انتخاب اعضای جدید هیات مدیره توجه به مواد قانونی زیر اجباری است:

_ماده 111 قانون تجارت (افرادی که نمی توان به عنوان هیئت مدیره انتخاب کرد)  

بر اساس ماده 111 قانون تجارت انتخاب افراد زیر به عنوان مدیریت شرکت ممنوع می باشد:

1. محجورین و افراد دارای احکام ورشکستگی
2. افرادی که بخاطر صدور حکم قطعی بخاطر ارتکاب جنایت یا یکی از جنحه های زیر، مدت محرومیت حقوق اجتماعی را به شکل کامل یا جزئی می گذرانند.

نحوه ی تنظیم صورتجلسات هیئت مدیره

جلسات هیات مدیره هنگامی رسمیت پیدا می کند که بیش از نیمی از اعضای هیات مدیره در آن حاضر شده باشند و با کسب حداکثر آرای حضار در جلسه تصمیمی تایید می شود مگر در اساسنامه تعداد اکثریت دیگری درج شده باشد.

در اساسنامه چگونگی و ترتیب دعوت جلسات هیات مدیره شرح داده شده است. چنانچه پس از سپری شدن 1 ماه از جلسه قبلی هیئت مدیره، جلسه دیگری برگذار نشده باشد ، یک سوم اعضای هیأت مدیره می توانند مستقیما از اعضا دعوت کنند تا جلسه تشکیل شود.

طبق ماده 123 لازم است که هر یک از جلسات هیات مدیره دارای صورتجلسه تنظیم شده ای باشد که اکثریت مدیران حاضر در جلسه آن را امضا کرده باشند. اسم مدیران حاضر و غایب در جلسه بهمراه شرح موجزی از مذاکرات و تصمیمات با ذکر تاریخ در صورت جلسات درج می شود. درصورت مخالفت هر یک از مدیران با کلیه تصمیمات ذکر شده در صورت جلسه یا با برخی از آنها، لازم است که نظر مخالف وی نیز در صورت جلسه اشاره شده باشد.