لزوم تنظیم صورتجلسه در جلسات هیئت مدیره

تمام شرکت هایی که در عرصه تجارت و بازرگانی فعالیت دارند بعد از ثبت شرکت، به دلایل مختلفی اقدام به ایجاد تغییرات در اساسنامه و موضوعات مختلف در شرکت خواهند کرد. به منظور ثبت تغییرات در شرکت ها باید مجمعی با نام جلسات هیئت مدیره تشکیل شود و در آن رویدادها و مسائل مهم شرکت که نیاز به تغییر دارند ذکر شوند. در این جلسات اساسنامه شرکت تغییر کرده و موارد جدید در آن ثبت می شوند که به تایید اعضا رسیده باشد.

انواع مجامع تنظیم صورتجلسه از جلسات هیئت مدیره

• صورتجلسه به نوشته ای گفته می شود که حاوی مذاکرات وتصمیمات اتخاذ شده و مصوبات جلسه های رسمی است.

در طول تدوین مطالب انواع شرکت های تجاری از مجامع عمومی عادی سالیانه،عادی بطور فوق العاده،فوق العاده و هیئت مدیره سخن گفته شد. من باب یادآوری لازم به توضیح است که مجمع عمومی شرکت سهامی از اجتماع صاحبان سهام تشکیل می شود. مجمع عمومی که عالی ترین رکن شرکت است بنا به ماده 73 قانون تجارت مشتمل بر انواع ذیل می باشد:

• مجمع عمومی موسس
• مجمع عمومی عادی
• مجمع عمومی فوق العاده

اما باید دید که تنظیم صورتجلسات ثبت شرکت در مجامع فوق چگونه است و چه تصمیمی به موجب چه نوع صورتجلسه ای به مرجع ثبت شرکت ها اعلام می گردد.

ساختار هیئت مدیره در صورتجلسه

در لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347، مقرره روشنی تحت عنوان ساختار هیئت مدیره به چشم نمی خورد. لکن ماده 119 لایحه مزبور متضمن اشاراتی در خصوص نحوه گزینش و ساختار هیئت مدیره است.
به موجب بخش نخست این ماده:
”هیئت مدیره در اولین جلسه خود از بین اعضای هیئت، یک رئیس و یک نایب رئیس که باید شخص حقیقی باشند برای هیئت مدیره تعیین می نماید.”
در نتیجه ، یک رئیس و یک نایب رئیس برای هیئت مدیره ضرورت دارد. سایر اعضای هیئت مدیره، عضو عادی هیئت مدیره تلقی شده، لکن همگی بدون توجه به موقعیت خود در رای گیری از جایگاه برابر برخوردارند. مدیر عامل در صورتی که عضو هیئت مدیره باشد، در ترکیب این هیئت قرار می گیرد.

لزوم تنظیم صورتجلسه در جلسات هیئت مدیره

برای هریک از جلسات هیئت مدیره، باید صورت جلسه ای تنظیم و لااقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در صورت جلسات هیئت مدیره، نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می باشند و خلاصه ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذ در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می گردد. هریک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشد نظر او باید در صورت جلسه قید شود. (ماده ۱۲۳ ل.ا.ق.ت)

طبق بخشنامه ثبتی شماره 93/20050-14/02/93 اعضای هیئت مدیره نمی توانند وظایفی را که به آنها تفويض شده به عنوان وکالت یا نمایندگی به اشخاص دیگری تفویض نمایند، لذا سمت مدیران مباشرتی بوده و صورت جلسات هیئت مدیره با امضای وکالتی، قابل پذیرش و ثبت نزد مراجع ثبتی نمی باشد.

جهت فرایند ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت و مراحل ثبت شرکتها در کرج با گارشناسان مجتمع حقوقی ثبت نوول تماس حاصل نمایید.